Welche Rechte hat ein Mitarbeiter, wenn er gerne Home-Office machen möchte? Auf was muss der Chef bei diesem Thema achten? Und was gilt steuerlich? Die wichtigsten Regelungen zu Homeoffice und häuslichem Arbeitszimmer im Überblick.
Die Arbeit im Homeoffice bietet Angestellten einige Vorteile. Doch wer hat eigentlich Anspruch auf das Arbeiten im Homeoffice? Wie sind die Mitarbeiter zu Hause versichert? Und wie stark darf der Chef die Arbeit kontrollieren? Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.
Wer darf ins Homeoffice?
In den Niederlanden haben Arbeitnehmer seit Juli 2015 sogar einen Rechtsanspruch auf die Arbeit zu Hause. Sie können einen Antrag beim Arbeitgeber stellen, und der darf nur mit guter Begründung ablehnen. In Deutschland sieht dies jedoch anders aus. "Hier ist das Homeoffice eine freie Ermessenssache des Chefs", sagt Rechtsanwältin Nathalie Oberthür. Welcher Mitarbeiter wann und wie im Homeoffice bleiben kann, entscheidet der Chef ganz allein. Ein Anrecht von zu Hause aus arbeiten zu dürfen gibt es nicht.
Ausnahme: Wenn die Regelung von vornherein im Arbeitsvertrag festgehalten ist, hat der Mitarbeiter Anspruch auf Homeoffice.
Angestellte brauchen gute Argumente
Angestellte, die gerne im Homeoffice arbeiten möchten, sollten ihrem Chef hierfür gute Gründe vorlegen. Argumente, die für das Büro zuhause sprechen sind unter anderem mehr Ruhe für kreative Prozesse als im Großraumbüro oder weniger Stress, weil die familiäre Situation dadurch entlastet wird.
Was braucht man für ein Homeoffice?
Wenn der Arbeitgeber grünes Licht für die Arbeit im Homeoffice gibt, muss für ein entsprechendes Büro gesorgt werden. Ein extra Raum ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich. Der Laptop am Esszimmertisch darf es aber auch nicht sein: "Für das Homeoffice gelten die gleichen Regeln des Arbeitsschutzes wie im Firmenbüro", sagt Oberthür.
Das heißt: Der Arbeitsplatz muss zum Beispiel einen ausreichend großen Bildschirm haben und gut beleuchtet sein. Die Höhe und Ergonomie von Tisch und Stühlen muss gesetzlichen Normen entsprechen.
Wichtig aus der Sicht des Chefs: Wer kommt für die Anschaffungskosten auf? Dies sollte bereits vorab geklärt werden. Ist das Homeoffice im Arbeitsvertrag verpflichtend vorgegeben, muss der Arbeitgeber die Arbeitsutensilien stellen. Dazu gehört auch die nötige Software. Ist die Vereinbarung nachträglich getroffen, gilt es darüber zu verhandeln. "Hier gibt es gesetzlich noch keine verbindlichen Vorhaben", sagt die Rechtsanwältin.
Übersicht: Darüber sollte das Homeoffice verfügen
- Einen extra Raum in der Wohnung (nicht zwingend notwendig aber wünschenswert)
- Arbeitsplatz mit ausreichend großem Bildschirm
- Ergonomisch korrekte Stühle und Tische. Diese müssen gesetzlichen Normen entsprechen
- Die für die Arbeit nötige Software (Anschaffung meist durch die Firma)
Für wen ist das Homeoffice empfehlenswert?
Das Homeoffice erlaubt viele Freiheiten. Statt im Anzug kann man nun auch in der Jogginghose am Schreibtisch sitzen oder nebenbei private Telefonate führen, ohne dass es den Kollegen auffällt. Der große Nachteil: Die Verführung, sich ablenken zu lassen, ist groß. Experten halten die Arbeit im Homeoffice deshalb für eine Typsache: "Je weniger gut selbstorganisiert man ist, umso schwieriger ist es, sich zum Beispiel nicht ablenken zu lassen und nicht die falschen Prioritäten zu setzen", sagt Gerlind Pracht, Arbeits- und Organisationspsychologin.
Schwierig wird es immer, wenn die eigene Wohnung keinen störungsfreien Arbeitsplatz bietet, etwa weil mittags die Kinder wieder da sind. Experten raten: Lebens- und Arbeitsbereich müssen gut voneinander abgrenzbar sein.
Darf der Chef seine Mitarbeiter kontrollieren?
Die Arbeit im Homeoffice ist kein Freifahrtschein für absolute Flexibilität. Gerade bei festen Stundenverträgen oder Arbeitszeiten kann der Arbeitgeber auf Kontrollen bestehen, etwa auf das Einloggen in das Arbeitsprogramm zu festen Zeiten oder die telefonische Erreichbarkeit. Eine Webcam beispielsweise darf er aber nicht einrichten.
Bin ich im Homeoffice unfallversichert?
Grundsätzlich ja. "Allerdings wurde hier in Gerichtsverfahren schon sehr unterschiedlich entschieden", sagt Rechtsanwältin Oberthür. Das heißt: Wer im heimischen Büroraum ausrutscht, ist im Normalfall versichert, passiert dies jedoch auf dem Weg zur Küche, ist die Rechtslage bereits nicht mehr eindeutig.
Häusliches Arbeitszimmer: Können die Kosten für das Homeoffice von der Steuer abgesetzt werden?
Ja, die Kosten können grundsätzlich von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings nicht immer vollständig. Zur Frage, ob ein selbständiger Handwerker die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben abziehen darf, gilt es Folgendes zu wissen:
- Anderer Arbeitsplatz: Hat der Handwerker betriebliche Räumlichkeiten und ein Raum dort eignet sich für die Erledigung der Buchhaltungs- und Büroarbeiten, lässt das Finanzamt grundsätzlich keinen Betriebsausgabenabzug für die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers zu.
- Kein anderer Arbeitsplatz: Hat ein selbständiger Handwerker keinen anderen Arbeitsplatz, um seine Büroarbeiten erledigen zu können, erbringt die Hauptleistung seiner Tätigkeit jedoch außerhalb seines Arbeitszimmers, lässt das Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug von maximal 1.250 Euro pro Jahr für das häusliche Arbeitszimmer zu.
- Mittelpunkt: Handelt es sich bei dem Arbeitszimmer zu Hause um den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung des Handwerkers, darf der Selbständige die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe vom Gewinn abziehen.
Selbstständige und das Kriterium "kein anderer Arbeitsplatz"
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie Kosten der Ausstattung des Zimmers dürfen den Gewinn nicht mindern. So steht es in § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b S. 1 EStG. Nach Satz 2 dieser Vorschrift gilt das Abzugsverbot aber nicht, wenn für die betriebliche Tätigkeit kein "anderer" Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dann sind bis zu 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten als Betriebsausgaben abziehbar.
Der BFH hat jetzt klargestellt, dass das Kriterium "kein anderer Arbeitsplatz" auch erfüllt ist, wenn ein Selbstständiger den Arbeitsplatz nachweislich nicht im erforderlichen Umfang und in der erforderlichen Weise nutzen kann. Mit anderen Worten: Können in angemieteten Räumlichkeiten keine Büroarbeiten oder andere für die Betätigung erforderliche Arbeiten erledigt werden, sind Sie dafür auf Ihr häusliches Arbeitszimmerangewiesen. Der Betriebsausgabenabzug in Höhe von bis zu 1.250 Euro pro Jahr ist gerettet (BFH, Urteil vom 22.02.2017, Az. III R 9/16).
Ob das Kriterium "kein anderer Arbeitsplatz" erfüllt ist, muss anhand der objektiven Umstände des Einzelfalls beantwortet werden. Im konkreten Fall führten folgende Kriterien und Argumente zum Betriebsausgabenabzug:
| Argumente pro häusliches Arbeitszimmer | |
|---|---|
| Beschaffenheit der Räume | Lassen es Größe, Lage und Ausstattung nicht zu, dass gemietete Räume auch für notwendige Büroarbeiten genutzt werden, braucht man das häusliche Arbeitszimmer, um die Büroarbeiten dort erledigen zu können. Der BFH-Fall: Die Praxis des selbstständigen Logopäden war 47 km einfach von seinem Haushalt entfernt. Es konnte ihm also nicht zugemutet werden, diese Strecke nur deshalb außerhalb der Öffnungszeiten zurückzulegen, damit er dort Büroarbeiten erledigt. Er hatte vor Ort auch keine Schränke, um sensible Daten wegsperren zu können. |
| Angestellte | Ist in den angemieteten Räumen zwar ein Büroarbeitsplatz eingerichtet, wird dieser aber von Angestellten genutzt, kann das Finanzamt nicht unterstellen, dass der Selbstständige hier einen „anderen“ Arbeitsplatz hat. Der BFH-Fall: Die Schreibtische und PC wurden ausschließlich von den drei Angestellten genutzt. |
| Ausstattung der Räume | In den Räumen ist kein Platz für einen Schreibtisch. Sie werden als Praxisraum oder Werkstatt genutzt. Der BFH-Fall: Hier wurden die Zimmer genutzt, um Patienten zu therapieren. Es war nicht möglich, während der Arbeitszeit Büroarbeiten zu verrichten. |
Praxis-Tipp: Schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen, um von dem BFH-Urteil profitieren zu können. Bewahren Sie folgende Nachweise bei Ihren Geschäftsunterlagen auf:
- Fotos von den Räumlichkeiten , die verdeutlichen, dass kein Platz für Büroarbeiten ist oder dass der Arbeitsplatz von Angestellten genutzt wird.
- Erläuterungen zur Beschaffenheit, zu Anzahl und Umfang der Tätigkeiten von Angestellten und zur Ausstattung.
So sieht es in der Praxis aus
Beispiel 1: Malermeister Huber hat in gemieteten betrieblichen Räumlichkeiten ein eigenes Büro. Um nicht bis spät in der Nacht im Betrieb sitzen zu müssen, nimmt er sich betriebliche Unterlagen mit nach Hause und arbeitet sie in seinem häuslichen Arbeitszimmer ab.
Folge: Da Huber in seinem Malereibetrieb ein eigenes Büro hat ("anderer Arbeitsplatz"), dürfen die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer nicht als gewinnmindernde Betriebsausgabe verbucht werden.
Beispiel 2: Friseurmeisterin Müller hat einen Friseursalon mit Aufenthaltsraum für Angestellte und Küche. Ein Büro für die Buchhaltungs- und Büroarbeiten hat sich dort nicht. Dafür nutzt sie nach Feierabend zu Hause ein häusliches Arbeitszimmer.
Folge: Da Müller keinen anderen Arbeitsplatz hat und die Hauptleistungen in ihrem Friseursalon erbringt, darf Sie zumindest 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten pro Jahr als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen (BFH, Urteil vom 22.02.2017, Az. III R 9/16).
Beispiel 3: Der selbständige Feinmechaniker Maier arbeitet ausschließlich in seinem häuslichen Arbeitszimmer. Seine Kunden bringen ihm Uhren, die er dann in seinem häuslichen Arbeitszimmer repariert. Manchmal holt er sich die Uhren auch direkt beim Kunden ab.
Folge: Aufgrund der Tätigkeiten stellt das Arbeitszimmer zu Hause den Mittelpunkt von Maiers gesamter beruflicher uns betrieblicher Tätigkeit dar. Die Arbeitszimmerkosten dürfen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Die häufigsten Fallgestaltungen dürften bei selbständigen Handwerkern die in den Beispielen 1 und 2 beschriebenen sein. Entweder sind null Euro Arbeitszimmerkosten als Betriebsausgabe abziehbar oder maximal 1.250 Euro pro Jahr.
Diese Checklisten helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Betriebsausgaben abziehbar sind.>>>
Praxis-Tipp: Haben Sie in der Firma einen anderen Arbeitsplatz, können Sie ausnahmsweisen dennoch zumindest 1.250 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben für das häusliche Arbeitszimmer abziehen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Der Arbeitsplatz in der Firma kann wegen gesundheitsgefährdender Baumängeln oder wegen Umbauarbeiten tatsächlich nicht genutzt werden (Fotos als Nachweise schießen!) oder der Arbeitsplatz ist so laut, dass ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten dort nicht möglich und sogar gesundheitsgefährdend ist (durch Gutachten mit Lärmmessung nachzuweisen) .
Vermietung des häuslichen Arbeitszimmers an Auftraggeber
Nutzt ein Arbeitnehmer einen Raum in seiner Wohnung, der wegen fehlender Abtrennung zu anderen Räumen nicht als Arbeitszimmer gilt, kann er die Abzugsbeschränkung umgehen, indem er den Raum an seinen Arbeitgeber vermietet, der ihm diesen dann wieder überlässt. Der Arbeitnehmer erzielt dann Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und kann die Arbeitszimmerkosten von den Mieteinnahmen als Werbungskosten abziehen. Dass der Raum kein klassisches Arbeitszimmer ist, spielt keine Rolle.
Bei Selbstständigen klappt diese Gestaltung nicht. Bei ihnen muss ein Arbeitszimmer wirklich ein Arbeitszimmer sein. Aber selbst wenn diese Anforderung erfüllt ist, stellt die Miete des Auftraggebers einen Aufschlag für die erbrachte Leistung dar, weil die Vermietung ihren Grund in der Tätigkeit für den Auftraggeber hat. Die "Miete" erhöht also die aus dem Auftrag erzielten Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder freiberuflicher Tätigkeit (BFH, Urteil vom 13.12.2016, Az. X R 18/12).
Besondere Aufzeichnungspflichten beachten
Kommen Sie aufgrund der Checklisten zu dem Ergebnis, dass entweder bis zu 1.250 Euro oder die gesamten Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer den Gewinn mindern dürfen, kann Ihnen das Finanzamt dennoch einen Strich durch die Rechnung machen und den Betriebsausgabenabzug auf null Euro reduzieren. Dann nämlich, wenn Sie die spezielle Aufzeichnungspflicht für Kosten des häuslichen Arbeitszimmers nach § 4 Abs. 7 EStG nicht beachtet haben.
Nach dieser Vorschrift müssen die Arbeitszimmerkosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben verbucht und aufgezeichnet werden. Wer sich nicht an diese Vorgaben hält, geht beim Betriebsausgabenabzug trotz Abzugsanspruch leer aus.
Beispiel: Friseurmeisterin Müller hat einen Friseursalon mit Aufenthaltsraum für Angestellte und Küche. Ein Büro für die Buchhaltungs- und Büroarbeiten hat sich dort nicht. Dafür nutzt sie nach Feierabend zu Hause ein häusliches Arbeitszimmer.
Folge: Da Müller keinen anderen Arbeitsplatz hat und die Hauptleistungen in ihrem Friseursalon erbringt, darf Sie zumindest 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten pro Jahr als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen. Frau Müller verbucht die Arbeitszimmerkosten als sonstige Betriebsausgaben. Wegen des Verstoßes gegen die Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG lässt das Finanzamt keinen Euro dieser Ausgaben zum Abzug zu. kös/dhz/dpa
Checklisten zum Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer finden Sie hier.>>>
Diese Homeoffice-Kosten können immer von der Steuer abgesetzt werden
- Die Ausstattung, u.a. Technik, Möbel, Lampen und Regale
- Laufende Kosten, wie Miete Strom und Betriebskosten
Darauf sollte man bei der Steuer achten
- Das Finanzamt akzeptiert im Normalfall nur Bürokosten für einen separaten Raum
- Der Höchstbetrag für geringe Homeoffice-Tätigkeiten liegt bei 1.250 Euro pro Jahr (Arbeitnehmer, deren Hauptarbeitsplatz das Homeoffice ist, haben keinen Höchstbetrag.)