Alles digital oder zurück ins Büro?
In Zeiten von mobile Work und Homeoffice rückt im Büro vor allem das gemeinschaftliche Arbeiten in den Fokus. Foto: GMK Markenberatung, Köln
Die Frage, wie es nach der Pandemie in den deutschen Büros weitergeht, beschäftigt aktuell viele Arbeitgeber. Das Spektrum der Überlegungen reicht von neuen Raumkonzepten über langfristig erhöhte Homeoffice-Quoten und der Etablierung hybrider Arbeitsweisen bis hin zu ganz neuen Arbeitsorten. Eine Folge der Pandemie ist nämlich, dass sich auch die Beschäftigten fragen, wo sie am effizientesten arbeiten. So entstehen neue, individuelle Anforderungen an eine Arbeitswelt nach der Pandemie. Wie genau sie aussehen wird, kann zurzeit nur anhand von ersten Trends erahnt werden. In Kooperation mit Trendexperten, Raumpsychologen und Arbeitsplatzgestaltern hat der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. zehn Thesen zum „New Normal“ aufgestellt:
Die Zeit der Standard-Büros ist vorbei
Kreative Tätigkeiten wie Projektarbeit und Innovation gewinnen zunehmend an Gewicht, das muss auch in den Arbeitsorten abgebildet werden. Wer heute ins Büro kommt, will sich nicht acht Stunden konzentriert an seinen Schreibtisch setzen. Das geht vielfach auch im Homeoffice. Mindestens ebenso wichtig ist der Austausch mit den Kollegen und das gemeinsame Arbeiten an Projekten. Das erfordert passende Räume für unterschiedliche Tätigkeiten und digitales Equipment.
Das Büro muss um die Mitarbeiter werben
Wenn wir zukünftig in das Büro gehen, geht es dabei auch um den Mehrwert der Gemeinschaft – Quality time mit den Kollegen, in einer ebenso angenehmen wie funktionalen Arbeitsumgebung. Mit Farben, Licht, Akustik, Raumaufteilung und -ausstattung können das psychische und das physische Wohlbefinden verbessert werden. Wer eine gute Arbeitsatmosphäre schafft, gibt den Mitarbeitern einen Grund, ins Büro zu kommen und verbessert zugleich die Arbeitseffizienz.
Der perfekte Arbeitsplatz kann überall sein
Wer flexibel arbeiten möchte, muss sich nicht unbedingt auf Büro und Homeoffice beschränken. Lassen es die Aufgaben zu, können auch der Lesesaal in der Bibliothek, eine Sitzgelegenheit im Park oder ein Nachbarschaftsbüro das perfekte Arbeitsumfeld bieten. Büro und Homeoffice werden also zukünftig nur Teile eines Angebots unterschiedlicher Arbeitsorte sein. Dennoch sollte bei diesen regelmäßig genutzten Arbeitsplätzen auf gute ergonomische und technische Bedingungen Wert gelegt werden.
Arbeiten mit leichtem Gepäck
Langfristig werden Laptop, Tablet, Handy und Co. den stationären Computer ersetzen. Neben der zunehmenden Flexibilisierung der stationären Arbeitsplätze werden einige Mitarbeiter auch wieder unterwegs, beispielsweise im Zug, arbeiten. An den regelmäßig genutzten Arbeitsplätzen muss ein guter, ergonomischer Arbeitsplatz schnell herstellbar sein. Ein cloudbasiertes System und Bildschirme mit Docking-Station, Tastatur und Maus bilden dabei die digitale Grundlage.
Der Mensch im Mittelpunkt
Spätestens seit der Pandemie machen sich die Mitarbeiter vermehrt Gedanken über ihre Arbeitsplätze und Dank smarter Assistenzsysteme werden sie vermutlich bald ganz genau wissen, wo sie bei welchen Tätigkeiten am effizientesten arbeiten. Damit stehen die Bedürfnisse und Anforderungen der Beschäftigten an die Arbeitsplätze endgültig im Fokus. Auch wird im Büro, wie auch schon jetzt im Homeoffice, zunehmend selbstständig gearbeitet. Diese gewonnene Autonomie werden Arbeitnehmer weiterhin einfordern. Wichtig ist es daher, Arbeitsabläufe und -plätze gemeinsam zu gestalten.
Das Büro als vielseitiges Angebot
Immer wichtiger wird die Frage, wo die Beschäftigten am effizientesten arbeiten. Das Büro bietet dabei meisten Optionen – unter anderem als Ort gemeinsamen Lernens, des Austauschs und der kreativen Zusammenarbeit. Die Büroflächen unterstützen die verschiedenen Tätigkeiten im Laufe eines Arbeitstages idealerweise durch ein entsprechendes Raum- und Ausstattungsangebot. Wo der Anteil mobilen Arbeitens hoch ist, kann im nächsten Schritt auch an Desksharing gedacht werden. Das schafft Raum für mehr Kommunikationsbereiche und damit noch mehr Möglichkeiten, die Unternehmenskultur zu erleben.
Videokonferenz statt Fernreise
Digitale oder hybride Meetings sind vielerorts schon jetzt nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Und auch zukünftig werden sie zu unserem Arbeitsalltag gehören. So gehen Experten davon aus, dass auch nach der Pandemie bis zu 60 Prozent aller Meetings hybrid – also mit mehreren Teilnehmern vor Ort und digital zugeschalteten Personen – stattfinden werden.
Hybrid funktioniert nur mit smarten Technologien
Für die hybride Arbeit wird entsprechende Technik benötigt. Bei einer hybriden Konferenz müssen sowohl Anwesende also auch zugeschaltete Teilnehmer gleichermaßen eingebunden sein. Intelligente Technik ist dafür eine Voraussetzung, vor allem muss sie intuitiv nutzbar sein ohne die Aufenthaltsqualität der vor Ort Anwesenden zu beeinträchtigen. Ob Greenscreens, mobile Bildschirme oder einfach nur ein Raumbuchungssystem, solche Technologien werden zukünftig in den Räumlichkeiten mitgedacht und in die Arbeitsabläufe integriert sein.
Der Ton macht die (Büro-)Musik
Viele Teilnehmer von Videokonferenzen beeindrucken ihre Gegenüber inzwischen mit Hi-Fi-Klang und Unterdrückung von Umgebungsgeräuschen. Das setzt hohe Standards, Nutzer rückständiger Technik fallen unangenehm aus dem Rahmen – „under-equipped“ wird das neue under-dressed der Arbeitswelt. Dabei liegt die Basis für eine gute Tonqualität weiterhin in der Raumakustik. In Räumen, in denen viel kommuniziert wird, muss der Sprecher überall gut und verständlich zu hören sein. Wo konzentriert gearbeitet wird, ist es dagegen wichtig Störungen durch sprechende Kollegen zu reduzieren. Die Gestaltung des Raumes und die richtige Anordnung von schallabsorbierenden Elementen muss also mit der technischen Ausstattung mitgedacht werden.
Das „New Normal“ bleibt weiterhin im Wandel
Alle Arbeitsprozesse werden laufend überdacht und optimiert. Warum also sollte das nicht auch für das Büro gelten? Die Möglichkeit weiterer Veränderungen sollte schon im Planungsstadium mitgedacht werden. Nur so können Büroflächen langfristig flexibel und effizient bleiben und auch morgen für übermorgen gerüstet sein.
Fazit: Mal so, mal so
Die neue Normalität der Arbeitswelt wird sich sehr heterogen gestalten. Für manche wird es zunächst einmal ein „Back to Normal“ geben müssen, weil sie zumindest vorerst mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Andere haben an neuen Chancen geschnuppert und werden möglichst schnell ausprobieren, was möglich ist. Büro und Homeoffice werden nicht nur nebeneinander existieren, sondern Teil eines größeren Angebots sein, welches auch externe Arbeitsorte einschließt. Dabei werden die Mitarbeiter zunehmend das Recht einfordern, selbst über den Arbeitsort zu entscheiden. Letztlich ist auch eine gelungene Integration smarter Technologien ein wichtiger Aspekt, da digitale Arbeitsweisen auch weiterhin Teil des Alltags bleiben werden.